Lorsque vous changez d'emploi ou que vous créez une nouvelle entreprise, vous souhaitez peut-être vous assurer que les informations de votre ancienne société sont transférées à la nouvelle adresse. Cependant, en raison du volume de données à numériser, il peut être difficile de savoir par où commencer. Heureusement, il existe plusieurs façons de dématérialiser vos documents sans les perdre tous ! Si vous êtes en proie à un trop-plein de données et que vous avez besoin de vider votre boîte de réception avant le week-end, cet article est fait pour vous. Dans cet article de blog, nous allons passer en revue ce que signifie dématérialiser vos documents d'un point de vue organisationnel afin que vous puissiez répondre à la question "comment dématérialiser mes dossiers personnels ?". La meilleure façon de répondre à cette question est de comprendre ce que cela signifie d'un point de vue juridique ainsi que du point de vue de l'expérience utilisateur.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
Les archives d'une entreprise sont une source importante d'informations pour son personnel et ses clients. Cependant, il est souvent difficile de savoir qui est responsable de quoi lorsqu'il s'agit de plusieurs équipes différentes au sein de l'entreprise. Si une équipe est responsable de la gestion des formulaires fiscaux et qu'une autre équipe est responsable de la gestion des polices d'assurance, il est très difficile pour les deux équipes de savoir quels documents doivent être conservés et lesquels doivent être accélérés pour être transférés. Afin de simplifier le processus et de favoriser une meilleure gestion des données, les entreprises ont commencé à dématérialiser leurs documents.
Pourquoi la dématérialisation est-elle nécessaire ?
Lorsque les entreprises dématérialisent leurs documents, les informations sont généralement dupliquées et envoyées vers le nouveau site. Cependant, il y a une chance que certaines informations clés soient perdues dans le processus de transfert. Cela peut constituer un problème important si vous venez de commencer votre nouvel emploi et que vous voulez vous assurer que les dossiers de votre ancienne entreprise sont transférés sans problème. Cela peut également se produire si vous travaillez dans une organisation où plusieurs départements collaborent et que vous voulez vous assurer que tous les membres de l'équipe ont accès aux mêmes documents.
Comment dématérialiser vos dossiers personnels ?
Pour dématérialiser vos fichiers personnels, vous devrez d'abord déterminer les informations que vous souhaitez conserver et celles que vous souhaitez supprimer. Il existe de nombreuses possibilités pour dématérialiser ses fichiers personnels. La première méthode, la plus simple, consiste à utiliser un logiciel. Il existe de nombreux programmes gratuits et payants qui peuvent vous aider à supprimer certains types d'informations de votre ordinateur. Vous pouvez également examiner la documentation qui accompagne votre système d'exploitation et supprimer les applications qui ne sont plus prises en charge ou fournies par le fabricant d'origine. Une autre option est la purge des données. Il s'agit d'un processus qui vous aide à identifier les données inutiles et obsolètes. Il est souvent utilisé dans les situations professionnelles pour faire le ménage après la fin d'un projet.
Quels documents puis-je dématérialiser ?
Il existe de nombreux types de documents différents qui peuvent être dématérialisés. Il s'agit notamment des courriels, des feuilles de calcul, des présentations, etc. La source de données la plus courante à cet égard est l'ordinateur. Si vous voulez supprimer des informations de votre ordinateur, vous devez d'abord effectuer une enquête sur la machine propre afin de déterminer quelles informations sont nécessaires pour votre nouveau travail et quelles données ne sont plus nécessaires. Avant de commencer la purge, vous devriez considérer ce à quoi les autres départements de votre entreprise auront besoin d'accéder lorsqu'ils prendront vos fichiers.
Conclusion
Il existe de nombreuses manières différentes de dématérialiser vos fichiers personnels. La méthode la plus courante consiste à utiliser un logiciel. Cependant, vous pouvez également supprimer des informations de votre ordinateur et effectuer une purge de données. Savoir comment dématérialiser ses fichiers personnels peut vous aider à rester organisé et à éviter des problèmes plus tard dans la vie, lorsque vous devrez faire face à un emploi du temps chargé et à de nombreuses nouvelles responsabilités.